Ивнянский район

Официальный сайт органов местного самоуправления муниципального района

«Ивнянский район» Белгородской области

Отдел делопроизводства и организационно-распорядительных документов

Марушко Ирина Вадимовна

Начальник отдела делопроизводства и организационно-распределительных документов аппарата главы администрации района

Тел: + 7 (47243) 5-12-45

Каменева Марина Юрьевна

Главный специалист отдела делопроизводства и организационно-распорядительных документов аппарата главы администрации района

Тел: +7 (47243) 5-12-45

Турулина Елена Михайловна

Старший инспектор отдела делопроизводства и организационно-распорядительных документов аппарата главы администрации района

Тел: + 7 (47243) 5-12-46

Пустовит Юлия Алексеевна

Старший инспектор отдела делопроизводства и организационно-распорядительных документов аппарата главы администрации района

Тел: + 7 (47243) 5-57-08

Тищенко Марина Алексеевна

Старший инспектор отдела делопроизводства и организационно-распорядительных документов аппарата главы администрации района

Тел: + 7 (47243) 5-57-08

Основные задачи:

  • Обеспечение организации и ведения делопроизводства в администрации района и ее структурных подразделениях.
  • Разработка и внедрение нормативных, регламентирующих и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения деятельности администрации района.
  • Осуществление организации электронного документооборота в органах местного самоуправления района в ПУВП РИАС.
  • Участие в проектном управлении.
  • Осуществление информационного сопровождения деятельности отдела.
  • Обеспечение своевременного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, поступивших в администрацию района.
  • Ведение учета объема документооборота.
  • Обеспечение режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
  • Осуществление оформления, учета и хранения в течение установленного срока распорядительных и иных учетных документов администрации района, передачу их на хранение в районный архив в соответствии с законами Российской Федерации.
  • Разработка и составление сводной номенклатуры дел администрации района, согласование ее с архивным отделом аппарата главы администрации района, передача на утверждение главе администрации района в соответствии с установленным порядком и ежегодное ее обновление.
  • Обеспечение централизованного автоматизированного учета документов, поступающих в адрес главы администрации района, заместителей главы администрации района, и организации формирования по теме справочно-информационного массива; оперативного прохождения всех видов документов в структурных подразделениях администрации района.
  • Координация работы структурных подразделений администрации района по повышению эффективности деятельности и ответственности руководителей и муниципальных служащих структурных подразделений администрации района в части подготовки нормативных правовых актов администрации муниципального района «Ивнянской район», служебной корреспонденции, обеспечение бесперебойного, четкого и повсеместного функционирования системы электронного документооборота, установление единых требований для пользователей системы.
  • Организация контроля за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях администрации района, исполнением постановлений и распоряжений администрации муниципального района «Ивнянский район», поручений главы администрации района, входящей и внутренней корреспонденции.
  • Совершенствование форм и методов делопроизводства, электронного документооборота в администрации района на основании единой технической политики и применения современной вычислительной, копировально-множительной, организационной техники.
  • Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию подготовки нормативных, организационно-распорядительных актов администрации муниципального района «Ивнянский район», служебной корреспонденции.
  • Комплектование, учет и использование архивного фонда документов, созданных в результате деятельности главы администрации района.

Основные функции:

  • Осуществление методического руководства по ведению делопроизводства в отделах администрации района, структурных подразделениях администрации района, и по согласованию в администрациях городского, сельских поселений .
  •  В соответствии с установленными правилами и инструкциями по делопроизводству принимает, регистрирует и передает по назначению входящую корреспонденцию (поступившую по электронной почте, посредством факсимильной связи, почтовых услуг), а также внутреннюю документацию администрации района.
  • Осуществление постановки на контроль документов вышестоящих органов, служебных документов.
  • Оосуществление согласования и регистрации нормативных правовых и распорядительных актов администрации муниципального района «Ивнянский район» и обеспечение своевременного доведения до сведения структурным подразделениям администрации района, администрациям городского, сельских поселений, руководителям предприятий, учреждений и организаций.
  • Осуществление ведения муниципального регистра нормативных правовых актов (формирование информации о нормативных правовых актах, изданных администрацией Ивнянского района, администрациями городского и сельских поселений, главами городского, сельских поселений; формирование электронной базы нормативных правовых актов, направляемых уполномоченному органу по ведению регистра муниципальных нормативных правовых актов Белгородской области).
  • Осуществление подготовки и внесение на рассмотрение проекты нормативных актов по предметам ведения отдела.
  • Осуществление подготовки информационных материалов для размещения на официальном сайте органов местного самоуправления муниципального района «Ивнянский район» сети Интернет и для опубликования в СМИ.
  • Обеспечение хранения, учета и использования по назначению гербовой печати администрации Ивнянского района, печати отдела делопроизводства и организационно-распорядительных документов аппарата главы администрации района, штампов, а также бланков администрации муниципального района «Ивнянский район».
  • Осуществление организационно-технической подготовки и обеспечение системы делопроизводства совещаний, семинаров, заседаний Муниципального совета района, коллегий, проводимых в администрации района.
  • осуществление организации работы в приемной главы администрации района.
  • Участие в разработке и изготовление справочников, других пособий, списков необходимых для работы администрации района и администраций городского, сельских поселений.
  • Организация разработки и изготовления всех видов бланков администрации района, специальной полиграфической продукции.
  • Организация подписки на периодическую печать для структурных подразделений администрации района.
  • Осуществление контроля за соблюдением сроков исполнения распорядительных документов по вопросам работы отдела.
  • Обеспечение соблюдения сотрудниками правил эксплуатации копировально-множительных машин, других средств организационной техники.
  • Осуществление оформления командировок и доверенностей в администрации района.
  • Осуществление регистрации, отправки и доставки исходящей документации.
  • Осуществление проверки качества оформления документов, представляемых на подпись главе администрации района.
  • Осуществление заверения копий документов администрации Ивнянского района, главы администрации района, заместителей главы администрации района с оригиналов, хранящихся в отделе и в структурных подразделениях администрации района, согласно утвержденной номенклатуре дел.
     
  • Работа со служебной корреспонденцией:
    • прием, регистрация, учет, передача исполнителям и организация отправки корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи;
    • подготовка на рассмотрение главы администрации района и его заместителей полученной корреспонденции;
    • регулирование хода исполнения документов, контроль за оперативным прохождением, оформлением и исполнением в установленный срок документов и служебной корреспонденции, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
    • ведение учета поступившей корреспонденции путем занесения информации в модули "Входящие документы", "Исходящие документы", "Внутренние документы" системы электронного документооборота.
       
  • Организация делопроизводства в администрации района:
    • разработка и внедрение положений, инструкций, методических рекомендаций, других документов по делопроизводству и контроль за их исполнением;
    • оказание консультативной, методической помощи в организации делопроизводства структурным подразделениям администрации района, администрациям городского, сельских поселений;
    • участие в разработке мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, внесение предложений по сокращению документооборота, количества форм документов за счет применения вычислительной и организационной техники;
    • проведение анализа работы с документами в администрации района, систематическое информирование главы администрации района, первого заместителя главы администрации района – руководителя аппарата главы администрации района по этому вопросу;
    • организация и подготовка семинаров, совещаний по вопросам делопроизводства с сотрудниками администрации района, структурных подразделений, администраций городского, сельских поселений;
    • обеспечение учета и хранение законченных делопроизводством дел и документов администрации района, оформление, переплет дел постоянного хранения и передача их в архивный отдел аппарата главы администрации района в соответствии с действующими правилами;
    • составление перечня изменений, дополнений в постановления, распоряжения администрации района для внесения их в документы архивного фонда сотрудниками архивного отдела администрации района.
  • Работа с постановлениями и распоряжениями администрации района:
    • редактирование проектов постановлений, распоряжений, приказов для подписания главой администрации района;
    • регистрация и учет принятых постановлений и распоряжений администрации района «Ивнянский район» в модуле "Организационно-распорядительные документы" системы электронного документооборота;
    • тиражирование и рассылка принятых постановлений и распоряжений администрации муниципального района «Ивнянский район» согласно указателю рассылки, оформленному исполнителем;
    • выдача копий, выписок из постановлений, распоряжений администрации района в соответствии с установленным порядком;
    • справочно-информационная работа по постановлениям и распоряжениям администрации района, хранящимся в отделе;
    • внесение информационных справок в оригиналы постановлений, распоряжений администрации района, хранящихся в отделе;
  • Учет:
    • и формирование перечня действующих правовых актов, принятых администрацией района, внесение в него изменений;
    • утративших силу и отмененных нормативных актов;
    • оформление и передача по запросам структурных подразделений администрации района, указаниям начальника отдела электронных копий постановлений и распоряжений администрации района.
       
  • Работа по исполнению нормативных правовых и организационно-распорядительных актов администрации района на основании принципов ответственности, плановости, гласности и постоянства:
    • Организация текущего и оперативного контроля за исполнением нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов с использованием модулей "Входящая корреспонденция" и "Организационно-распорядительные документы" системы электронного документооборота.