Основные задачи:

• Обеспечение организации и ведения делопроизводства в администрации района и ее структурных подразделениях.
• Разработка и внедрение нормативных, регламентирующих и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения деятельности администрации района.
• Осуществление организации электронного документооборота в органах местного самоуправления района в ПУВП РИАС.
• Участие в проектном управлении.
• Осуществление информационного сопровождения деятельности отдела.
• Обеспечение своевременного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, поступивших в администрацию района.
• Ведение учета объема документооборота.
• Обеспечение режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
• Осуществление оформления, учета и хранения в течение установленного срока распорядительных и иных учетных документов администрации района, передачу их на хранение в районный архив в соответствии с законами Российской Федерации.
• Разработка и составление сводной номенклатуры дел администрации района, согласование ее с архивным отделом аппарата главы администрации района, передача на утверждение главе администрации района в соответствии с установленным порядком и ежегодное ее обновление.
• Обеспечение централизованного автоматизированного учета документов, поступающих в адрес главы администрации района, заместителей главы администрации района, и организации формирования по теме справочно-информационного массива; оперативного прохождения всех видов документов в структурных подразделениях администрации района.
• Координация работы структурных подразделений администрации района по повышению эффективности деятельности и ответственности руководителей и муниципальных служащих структурных подразделений администрации района в части подготовки нормативных правовых актов администрации муниципального района «Ивнянской район», служебной корреспонденции, обеспечение бесперебойного, четкого и повсеместного функционирования системы электронного документооборота, установление единых требований для пользователей системы.
• Организация контроля за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях администрации района, исполнением постановлений и распоряжений администрации муниципального района «Ивнянский район», поручений главы администрации района, входящей и внутренней корреспонденции.
• Совершенствование форм и методов делопроизводства, электронного документооборота в администрации района на основании единой технической политики и применения современной вычислительной, копировально-множительной, организационной техники.
• Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию подготовки нормативных, организационно-распорядительных актов администрации муниципального района «Ивнянский район», служебной корреспонденции.
• Комплектование, учет и использование архивного фонда документов, созданных в результате деятельности главы администрации района.

Основные функции:

• Осуществление методического руководства по ведению делопроизводства в отделах администрации района, структурных подразделениях администрации района, и по согласованию в администрациях городского, сельских поселений .
•  В соответствии с установленными правилами и инструкциями по делопроизводству принимает, регистрирует и передает по назначению входящую корреспонденцию (поступившую по электронной почте, посредством факсимильной связи, почтовых услуг), а также внутреннюю документацию администрации района.
• Осуществление постановки на контроль документов вышестоящих органов, служебных документов.
• Оосуществление согласования и регистрации нормативных правовых и распорядительных актов администрации муниципального района «Ивнянский район» и обеспечение своевременного доведения до сведения структурным подразделениям администрации района, администрациям городского, сельских поселений, руководителям предприятий, учреждений и организаций.
• Осуществление ведения муниципального регистра нормативных правовых актов (формирование информации о нормативных правовых актах, изданных администрацией Ивнянского района, администрациями городского и сельских поселений, главами городского, сельских поселений; формирование электронной базы нормативных правовых актов, направляемых уполномоченному органу по ведению регистра муниципальных нормативных правовых актов Белгородской области).
• Осуществление подготовки и внесение на рассмотрение проекты нормативных актов по предметам ведения отдела.
• Осуществление подготовки информационных материалов для размещения на официальном сайте органов местного самоуправления муниципального района «Ивнянский район» сети Интернет и для опубликования в СМИ.
• Обеспечение хранения, учета и использования по назначению гербовой печати администрации Ивнянского района, печати отдела делопроизводства и организационно-распорядительных документов аппарата главы администрации района, штампов, а также бланков администрации муниципального района «Ивнянский район».
• Осуществление организационно-технической подготовки и обеспечение системы делопроизводства совещаний, семинаров, заседаний Муниципального совета района, коллегий, проводимых в администрации района.
• осуществление организации работы в приемной главы администрации района.
• Участие в разработке и изготовление справочников, других пособий, списков необходимых для работы администрации района и администраций городского, сельских поселений.
• Организация разработки и изготовления всех видов бланков администрации района, специальной полиграфической продукции.
• Организация подписки на периодическую печать для структурных подразделений администрации района.
• Осуществление контроля за соблюдением сроков исполнения распорядительных документов по вопросам работы отдела.
• Обеспечение соблюдения сотрудниками правил эксплуатации копировально-множительных машин, других средств организационной техники.
• Осуществление оформления командировок и доверенностей в администрации района.
• Осуществление регистрации, отправки и доставки исходящей документации.
• Осуществление проверки качества оформления документов, представляемых на подпись главе администрации района.
• Осуществление заверения копий документов администрации Ивнянского района, главы администрации района, заместителей главы администрации района с оригиналов, хранящихся в отделе и в структурных подразделениях администрации района, согласно утвержденной номенклатуре дел.
   
• Работа со служебной корреспонденцией:
  • прием, регистрация, учет, передача исполнителям и организация отправки корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи;
  • подготовка на рассмотрение главы администрации района и его заместителей полученной корреспонденции;
  • регулирование хода исполнения документов, контроль за оперативным прохождением, оформлением и исполнением в установленный срок документов и служебной корреспонденции, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
  • ведение учета поступившей корреспонденции путем занесения информации в модули "Входящие документы", "Исходящие документы", "Внутренние документы" системы электронного документооборота.
     
• Организация делопроизводства в администрации района:
  • разработка и внедрение положений, инструкций, методических рекомендаций, других документов по делопроизводству и контроль за их исполнением;
  • оказание консультативной, методической помощи в организации делопроизводства структурным подразделениям администрации района, администрациям городского, сельских поселений;
  • участие в разработке мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, внесение предложений по сокращению документооборота, количества форм документов за счет применения вычислительной и организационной техники;
  • проведение анализа работы с документами в администрации района, систематическое информирование главы администрации района, первого заместителя главы администрации района – руководителя аппарата главы администрации района по этому вопросу;
  • организация и подготовка семинаров, совещаний по вопросам делопроизводства с сотрудниками администрации района, структурных подразделений, администраций городского, сельских поселений;
  • обеспечение учета и хранение законченных делопроизводством дел и документов администрации района, оформление, переплет дел постоянного хранения и передача их в архивный отдел аппарата главы администрации района в соответствии с действующими правилами;
  • составление перечня изменений, дополнений в постановления, распоряжения администрации района для внесения их в документы архивного фонда сотрудниками архивного отдела администрации района.
• Работа с постановлениями и распоряжениями администрации района:
  • редактирование проектов постановлений, распоряжений, приказов для подписания главой администрации района;
  • регистрация и учет принятых постановлений и распоряжений администрации района «Ивнянский район» в модуле "Организационно-распорядительные документы" системы электронного документооборота;
  • тиражирование и рассылка принятых постановлений и распоряжений администрации муниципального района «Ивнянский район» согласно указателю рассылки, оформленному исполнителем;
  • выдача копий, выписок из постановлений, распоряжений администрации района в соответствии с установленным порядком;
  • справочно-информационная работа по постановлениям и распоряжениям администрации района, хранящимся в отделе;
  • внесение информационных справок в оригиналы постановлений, распоряжений администрации района, хранящихся в отделе;
• Учет:
  • и формирование перечня действующих правовых актов, принятых администрацией района, внесение в него изменений;
  • утративших силу и отмененных нормативных актов;
  • оформление и передача по запросам структурных подразделений администрации района, указаниям начальника отдела электронных копий постановлений и распоряжений администрации района.
     
• Работа по исполнению нормативных правовых и организационно-распорядительных актов администрации района на основании принципов ответственности, плановости, гласности и постоянства:
  • Организация текущего и оперативного контроля за исполнением нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов с использованием модулей "Входящая корреспонденция" и "Организационно-распорядительные документы" системы электронного документооборота.